Waar begin je met AI in je team

Zet een managementteam rond de tafel voor een workshop over AI, en de eerste vraag is bijna altijd welke tool ze moeten kiezen. Logische vraag, verkeerde volgorde. Een tool kiezen voordat je weet welk werk ermee opgelost moet worden, is het makkelijke deel doen en het lastige deel overslaan.

Zoek eerst de taak op die nu de meeste tijd kost en vaak genoeg terugkomt dat iemand hem morgen op dezelfde manier weer doet: een offerte, of de samenvatting die na elk gesprek gemaakt wordt. Die taak bepaalt welke tool logisch is.

Begin bij één taak

Kies één taak, en de ene collega die hem nu al doet. Geef die persoon twee weken om met AI te experimenteren op precies dat stuk werk, met zijn eigen voorbeelden. Twee weken is kort genoeg om vol te houden en lang genoeg om te merken of het iets oplevert.

Deze collega wordt meteen je eerste interne uitlegger. Hij kent de taak het beste, en zijn collega's geloven hem wanneer hij zegt dat het werkt. Dat overtuigt beter dan een presentatie over AI in het algemeen. Plan een kort moment in het teamoverleg waarin hij gewoon laat zien wat hij deed.

Niet elke taak is een goede eerste keuze

Een goede eerste taak is saai en terugkerend, het soort klus dat elke week weer op je bordje ligt. Een jaarverslag dat je één keer per jaar schrijft, geeft te weinig herhaling om in twee weken een gewoonte te bouwen. Een taak die elke week terugkomt, geeft je wel genoeg pogingen om te zien wat werkt.

Vermijd ook een taak waarbij de invoer rommelig is voordat je begint. Een AI-tool die moet werken met een inbox vol halve informatie, of een factuur die elke keer anders is opgemaakt, krijgt een onmogelijke eerste opdracht. Kies liever een taak waarbij de invoer al redelijk op orde is, en ruim de rommelige taak later op.

Wiens tijd je teruggeeft, bepaalt waar je begint

Een tool uitkiezen voor het hele bedrijf kost weken aan vergelijken, terwijl nog niemand heeft getest of de aanpak werkt op het echte werk. Begin bij de persoon wiens tijd je wilt teruggeven, en laat de rest van het team nog even links liggen.

Dat is bovendien een overzichtelijke inzet, makkelijk uit te leggen aan de rest van het team. Mislukt het experiment, dan kost dat twee weken van één persoon.

Bij coaching zie ik hetzelfde bij een founder die er alleen voor staat: hij wil het hele systeem eerst volledig uitdenken voordat hij één ding uitprobeert. Begin met het kleinste bruikbare stukje van je eigen werk.

Van één persoon naar het hele team

Werkt de aanpak bij die ene collega, breid dan uit naar twee of drie anderen die dezelfde taak doen, voordat je de hele afdeling erbij betrekt. Zij testen of de werkwijze ook standhoudt bij een net iets andere manier van werken. Elke uitbreiding voegt een iets andere invalshoek toe, en dat is precies de informatie die je nodig hebt voordat je de aanpak op de hele afdeling loslaat. Pas als dat meerdere keren werkt, is het tijd voor de rest van het team.

Wat training eigenlijk oplost

Een training werkt als hij over het eigen werk van die persoon gaat: zijn eigen mail, zijn eigen offerte. Een algemene cursus over prompten gaat over AI als onderwerp. Een training over zijn eigen offerte gaat over morgen. Het verschil zit in de oefenstof.

In coaching en team workshops werk ik daarom met het eigen werk van de klant. Een voorbeeldcasus leert een vaardigheid die iemand zelf moet vertalen naar zijn situatie, en die vertaalstap is precies waar het vastloopt zodra de training voorbij is.

Reken het ook even door: hoeveel uur per week kost die ene taak nu, keer wat jouw uur waard is op een plek waar het wél nodig is. Dat antwoord bepaalt of de twee weken experimenteren de moeite waard waren.

Voordat een heel team meedoet

Wil één persoon al zelfstandig beginnen voordat de rest van het team volgt, dan kan dat met Hermes Club, de zelfstandige AI-cursus op eigen tempo. De instap is gratis, en wie meedoet aan een team workshop krijgt de hele cursus er gratis en voor altijd bij.

Waar dit niet bij helpt

AI helpt niet als het onderliggende proces al rommelig is. Een offerte die nu al in drie versies met verschillende bedragen rondzwerft, gaat met AI alleen sneller de verkeerde kant op. Ruim eerst het proces op tot er één duidelijke versie van de waarheid is, en voeg daarna AI toe aan dat ene proces.

Het helpt ook niet als niemand de uitkomst controleert. Een eerste versie van een tekst, of een samenvatting van een vergadering, blijft een eerste versie. Iemand in het team blijft verantwoordelijk voor het laatste oordeel, ook als het antwoord overtuigend klinkt.

En een demo lost geen weerstand op. Is iemand bang voor wat AI voor zijn rol betekent, dan verandert een handige tool daar weinig aan. Dat gesprek voer je apart, voordat je verwacht dat hij enthousiast meedoet aan de twee weken experimenteren.

De eerste stap deze week

Kijk deze week naar één terugkerende klus in je team, en vraag de collega die hem doet om twee weken te experimenteren met AI op precies dat stuk werk, met zijn eigen voorbeelden.

In team workshops zitten het managementteam en de mensen die de klus doen samen aan tafel, met hun eigen werk als lesstof. Werk je liever eerst aan je eigen gewoontes voordat je het team meeneemt, dat begint in coaching.