Is deze taak het automatiseren waard

In coaching hoor ik een zin steeds terugkomen: deze taak kost me zoveel tijd, dat moet toch te automatiseren zijn. De taak voelt vervelend, en vervelend wordt al snel gelezen als duur.

Dat is een andere vraag dan de meeste mensen zichzelf stellen. De vraag die ertoe doet is of de taak de moeite waard is: verdient hij de tijd terug die het bouwen en bijhouden kost, en blijft de uitkomst goed genoeg zonder dat jij er zelf nog naar kijkt. Bij bijna elke taak kan AI hem overnemen. Of dat de tijd waard is, is een andere rekensom.

Als eenmanszaak speel je dat extra scherp. Je hebt geen collega die de rekensom even voor je checkt, en de tijd die je in een automatisering steekt, komt rechtstreeks uit de tijd die je anders aan een klant of aan coaching zou besteden.

Het verkeerde gevoel van tijd

Een offerte overtypen in een nieuw sjabloon voelt vervelender dan een uur bellen met een klant, ook als het overtypen tien minuten kost en het telefoontje een uur. Het gevoel van tijd volgt vooral hoe vaak je over een taak klaagt. De klok zelf loopt onopgemerkt door.

Dat gevoel is precies de plek waar de rekensom misgaat. Je herinnert je vooral de taak die je irriteerde. De taak die stil de meeste uren per week opslokt, blijft daarbij vaak onopgemerkt, en vijf plekken waar tijd structureel weglekt liggen vaak ergens anders dan waar de ergernis zit.

Voordat je gaat automatiseren is het een meetvraag: hoe vaak komt deze taak terug, en hoeveel tijd kost hij elke keer. Zonder dat antwoord is elke volgende stap gokken, ook met het beste AI-model erbij.

De rekensom die wel werkt

De formule is simpel, en de getallen vul je zelf in. Vermenigvuldig het aantal keer dat de taak per week terugkomt met de minuten die hij elke keer kost, en reken die uitkomst om naar uren per maand. Zet daar je eigen uurtarief tegenover: het bedrag dat een uur van jouw tijd waard is als je het ergens anders aan zou besteden.

Stel dat een taak vier keer per week terugkomt en elke keer twintig minuten kost. Dat is ruim vijf uur per maand. Waardeer je je eigen uur op vijftig euro, dan staat er maandelijks ruim tweehonderdvijftig euro aan tijd tegenover die taak. Vul overal je eigen cijfers in, en je hebt meteen een getal om de volgende stap aan te toetsen.

Vergelijk die uitkomst met wat het kost om de taak daadwerkelijk te automatiseren: de tijd om het op te zetten, plus het onderhoud zodra er iets verandert in het proces erachter. Blijft er na een paar maanden een duidelijke marge over, dan is de taak het automatiseren waard. Moet je al gokken om op een positief getal uit te komen, dan is het antwoord voorlopig nee.

Reken ook de tijd mee die je kwijt bent aan het controleren van de uitkomst. Een taak die je volledig uit handen geeft zonder ooit te kijken wat eruit komt, bestaat in de praktijk niet: er blijft altijd een moment waarop je de output checkt, zeker in de eerste weken. Die controletijd telt mee als onderhoud.

Wanneer automatiseren niet loont

Twee situaties zie ik vaak terugkomen in coaching, en in geen van beide helpt automatiseren, wat een tool er ook over belooft.

Een factuur die je drie keer per jaar handmatig aanpast, kost in totaal zo weinig tijd dat het bouwen zich volgens de rekensom hierboven nooit terugverdient, hoe vervelend die factuur op het moment zelf ook aanvoelt. Dat is gewoon te weinig volume.

Lastiger is een taak waarin het oordeel zelf het werk is. Een offerte opstellen bestaat voor een deel uit tekst typen, en voor een deel uit inschatten hoe streng deze klant op de prijs gaat reageren. Dat tweede deel neemt niemand voor je over, en een systeem dat alleen het typen overneemt, voelt achteraf als een half antwoord.

Hetzelfde geldt voor het eerste contact met een nieuwe klant. De tekst van een welkomstmail automatiseer je makkelijk. De toon waarmee je iemand voor het eerst aanspreekt, vraagt zelf nog je aandacht. Daar raakt het risico het vertrouwen, en dat weegt zwaarder dan de minuten die je bespaart.

Wat je eerst oplost, voordat je automatiseert

Er is nog een reden om niet te automatiseren, en die zit in het proces achter de taak. Staat de taak nu verspreid over drie apps en een los notitiebestand, dan maakt automatiseren die rommel vooral sneller.

Zet de taak eerst in één duidelijke stroom, met telkens dezelfde stappen in dezelfde volgorde. Pas daarna is er iets om aan toe te voegen. Dat opruimen kost soms meer tijd dan de automatisering zelf, en die tijd reken je mee in de rekensom hierboven.

Hoe ik dit zelf toepas

FNDR draait op dezelfde agents die ik aan klanten laat zien, en ik maak zelf precies deze rekensom voordat ik iets bouw. Wat een agent daadwerkelijk overneemt helpt om de kostenkant van die som scherp te krijgen: een taak die alleen tekst herschrijft, kost minder om op te zetten dan een taak waarin een agent zelf een beslissing neemt.

In coaching begin ik met dezelfde vraag: welke taak kost nu de meeste tijd, en hoe vaak komt hij terug. Vaak levert een andere taak meer op dan die waarover het meest geklaagd wordt.

Loop je zelf tegen een taak aan waarvan je niet weet of hij de moeite waard is? Stel je vraag.